Sissetulevad emailid Ukus

Sissetulev email võimaldab teil automatiseerida tööprotsesse, muutes saabuvad kirjad Ukus ülesanneteks. Emailid on pärast seadistamist nähtavad nii ülesannete all kui ka üldlogis (Catch up).

Kuidas saata emaile Ukusse?

Sissetulev email funktsioon võimaldab automaatselt luua Ukus ülesandeid, kui edastatakse e-kirju spetsiaalsele aadressile uku@getuku.email.

Nõuded sissetuleva emaili töötamiseks:

• E-kirjade äpp peab olema aktiveeritud - vaadake kuidas aktiveerida ja seadistada e-kirjade äppi
• E-kirja saatja aadress peab olema identne kasutajakonto emaili aadressiga
• Funktsioon “E-kirjade saatmine ülesandeks” peab olema sisse lülitatud

E-mailide saatmine ühes ülesandes

Kui oled saatnud kliendile kirja välja ülesande seest, kliendi vastus jõuab sama ülesande sisse ning kirjavahetus ei lähe kaduma.

Kuidas see toimib:

1. Saada email Uku ülesandest - kasuta ülesande sisest e-kirjade funktsiooni

   

2. Klient vastab e-kirjale (NB! “Reply to” aadressi ei tohi muuta)

   

3. Kliendi vastus jõuab ülesandesse kommunikatsiooni vaatesse

   

See tagab, et kogu kirjavahetus on ühes kohas jälgitav.

Kus saab näha sissetulevaid emaile Ukus?

1. Catch up vahekaardil

• Kõik sissetulevad emailid on kergesti leitavad vahekaardil “Catch up”

• Roheline mull annab visuaalse signaali, et uus email on sisse tulnud

  

2. Teavituste all

• Teavituste alla tekib sõnum, et sisse on tulnud uus email
• Annab kiire ülevaate uutest sissetulevatest kirjadest

3. Ülesannete all

• Loodud ülesanne ilmub automaatselt ülesannete nimekirjas
• Ülesanne omistatakse kasutajale, kelle emaili aadressilt kiri saadeti
• Ülesande sees on nähtav kogu emaili sisu ja manused

Kasutamise näited

• Kliendilt saabuvad päringud - edasta uku@getuku.email ja loo automaatselt ülesanne
• Meeskonna sisene kommunikatsioon - muuda olulised emailid kohe ülesanneteks
• Dokumentide jagamine - saada dokumendid koos emailiga otse töövoolu
• Kirjavahetuse jätkamine - vasta kliendi emailidele otse ülesande seest

Piirangud ja tähelepanekud

• Vahendamise korral ülesannet ei looda - email peab tulema otse kasutaja aadressilt
• Funktsioon saab keelata E-kirjade äpi seadetes
• Ülesanne luuakse vale kasutaja alla - kontrolli, et saadetakse õigelt emaili aadressilt
• Reply-to aadressi muutmine katkestab automaatse kirjavahetuse jätkumise ülesandes