Kuidas töötab Uku arveldamise lahendus?

Arveldamise seadistamine hõlmab rakenduse aktiveerimist, raamatupidamistarkvara ühendamist, e-posti konfigureerimist, toodete loomist, mallide ja lepingute seadistamist ning seejärel arvete genereerimist ja saatmist.

Ülevaade

Arveldamine on automaatne aja- ja arveldussüsteem, mis on loodud spetsiaalselt raamatupidamisbüroodele ja raamatupidamisteenuste pakkujatele. Arveldamine aitab luua sujuvat arvete koostamise protsessi ning jälgida arveldatavat aega.

Arveldamise lahendust saab kasutada Team, Elite ning Enterprise paketis. Süsteem toetab erinevaid hinnamudeleid: kindlat tasu, tunnitasu või mahupõhist hinnakujundust.

Mida arveldamine teeb:

• Muudab jälgitud aja automaatselt arveldatavateks arveteks
• Integreerib populaarsete raamatupidamistarkvaradega
• Saadab arveid teie enda e-posti aadressilt
• Jälgib arvete staatust ja makseid
• Haldab klientide lepinguid ja arveldushindasid

Samm 1: Aktiveeri arveldamise äpp

1. Vali Seaded & Äpid oma peamenüüst
2. Leia ja klõpsa Arveldamine rakendust
3. Klõpsa Aktiveeri
4. Arveldamine ilmub nüüd sinu vasakpoolsesse külgribale

Samm 2: Ühenda oma raamatupidamistarkvara

Uku integreerib järgmiste raamatupidamisprogrammidega toodete importimiseks ja arvete eksportimiseks:

• Xero – impordi kliente, kontakte ja tooteid ning ekspordi arveid
• QuickBooks Online – täielik integratsioon automaatse staatuse uuendamisega
• e-conomic – impordi tooteid, käibemaksumäärasid ja ühikuid
• Merit Aktiva – täielik klientide ja arvete haldamine
• Tripletex – Norra raamatupidamistarkvara integratsioon
• FreeAgent – impordi kliente ja halda arveid
• SmartAccounts – impordi kliente ja tehinguandmeid
• Scoro – andmete ülekanne analüüsiks

Miks ühendada? Integratsioon impordib automaatselt teie olemasolevad tooted, teenused, maksumäärad ja kliendiinfo. See säästab seadistusaega ning tagab, et teie arved eksportitakse õigesti teie raamatupidamissüsteemi.

Samm 3: Koosta oma tooted ja teenused

Tooted määravad, mis ilmub teie arvetele.

Õpi, kuidas koostada tooteid järgmiste valikutega:

Tootetüübid:

• Tunnipõhised tooted - Arvesta jälgitud aja alusel
• Fikseeritud hinnaga tooted - Kindel tasu olenemata ajast
• Tükipõhised tooted - Arvesta koguse/mahu järgi
• Kombineeritud tooted - Tunni- või tükipõhine hinnakujundus
• Lisateenused - Ühekordne tasu

Lisa võimalused:

• Kliendipõhised hinnad - Kohanda hindasi kliendi järgi
• Miinimumaja nõuded - Määra minimaalne arveldatav aeg
• Ümardamisreeglid - Ümarda aega üles/alla vastavalt vajadusele
• Kumulatiivne hinnakujundus - Mitu hinnaastet, mis liituvad kokku
• Allahindlused - Rakenda protsendilisi allahindlusi rea kaupa

Näpunäide: Tooteid saab koostada kliendikeeles ning kliendi valuutas.

Loe, kuidas koostada arveid kliendi keeles.

Samm 4: Seadista klientide lepingud

Koosta lepingumallid.

Lepingumalld:

1. Mine Arveldamine → Lepingumalld
2. Lisa oma standardteenused ja hinnad
3. Määra arveldussagedus (igakuine, kvartaalne, aastane)
4. Määratle miinimumnõuded või erikokkuleppekohad

Kliendilepingud:

1. Mine kliendi profiilile → Arveldamine vahekaart

2. Määra üks või mitu lepingumalli

3. Kohanda hindasi või teenuseid vajadusel

4. Määra lepingu algus- ja lõppkuupäev

   Mitu lepingut: Igal kliendil võib olla mitu aktiivset lepingut erinevate teenuste jaoks.

Samm 5: Konfigureeri arveldamisseaded

Ava arveldamise seaded, et kohandada, kuidas arveldamine teie ettevõttes töötab.

Üldised seaded:

• Arvete nummerdamine - Määra arve prefiks ja sufiks.
• Vaikimisi käibemaksumäärad - Määra standardsed maksumäärad
• Arveldamisload - Kontrolli, kes saab arveid luua/muuta
• E-posti seaded - Määra vastusaadressid ja allkirjad
• Peida nullsumma arve read - Muuda arvete välimus puhtamaks
• Näita arveldatavat vs mitte-arveldatavat aega - Läbipaistvus klientidele
• Ekspordi seaded - Konfigureeri integratsiooni käitumine

Kasutajaõigused

Kontrolli, kellel on juurdepääs arveldamisele:

1. Mine Seaded ja Äpid → Arveldamine → Seaded

2. Määra meeskonna liikmetele õigused:

   • Luba kliendi peakasutajatel näha ja luua oma klientide lepinguid ja arveid
   • Luba liikmetel näha ja luua oma klientide arveid
   • Luba liikmetel näha oma klientide arveid
   • Luba ainult omanikel tooteid lisada ja uuendada
   • Luba liikmetel saata arveid oma klientidele

Samm 6: Seadista e-posti server

1. Mine Seaded & Äpid → E-kirjad

2. Seadista oma e-posti server, kasutades oma ettevõtte SMTP-andmeid või ühenda:

   • Gmail (Google Workspace kasutajatele)
   • Microsoft 365 (Outlooki kasutajatele)
   • Kohandatud SMTP (teiste e-posti teenusepakkujate jaoks)

3. Konfigureeri oma saatja nimi ja vastus-aadress

4. Määra vaikimisi ettevõtte e-posti aadress kõigile liikmetele

5. Testi e-posti konfiguratsiooni

Eelised:

• Arved tulevad teie ettevõtte nimelt
• Loob usaldust klientidega
• Säilitab professionaalse kuvandi

NB!: Süsteem hoiatab, kui e-posti saatmine ebaõnnestub ja võimaldab teil saatmata e-kirju massina uuesti saata.

Samm 7: Koosta arvete mallid

1. Mine Arveldamine → E-posti malld

2. Loo malle erinevateks olukordadeks (uus arve, tähtaja ületamine jne)

3. Kasuta dünaamilisi kohamuutujaid nagu:

   • ####{{client_name}} - Kliendi ettevõtte nimi
   • ####{{contact_name}} - Kontaktisiku eesnimi
   • ####{{invoice_number}} - Automaatne arve number
   • ####{{period_name}} - Arveldamisperiood (nt “August 2025”)
   • ####{{client_primary_user}} - Määratud raamatupidaja nimi

Samm 8: Koosta ja saada arveid

Uku genereerib automaatselt arveid põhinedes:

• Arveldatavate ülesannete pealt jälgitud ajal
• Kohandatud välja kirjetel (kogused, kulud)
• Fikseeritud hinnaga lepingu kaupadel
• Ühekordsetel manuaalsetel lisamisetel

Protsess:

1. Vaata üle: Kontrolli automaatselt loodud arveid asukohas Arveldamine → Arved
2. Korrigeeri: Muuda vajaduse korral mis tahes ridu
3. Kinnita: Märgi arved saatmiseks valmis
4. Saada: Saada arved klientidele e-postiga või ekspordi raamatupidamistarkvara

Võimalused:

• Massiline arvete kinnitamine - Töötle mitu arvet korraga
• Arvete staatuse jälgimine - Vaata makstud/maksmata staatust raamatupidamistarkvarast
• Emaettevõtte arveldamine - Konsolideeri tütarettevõtete arved

Kiired näpunäited edukaks tegutsemiseks

1. Alusta mallidega - Seadista lepingumalld enne üksikute klientide lisamist
2. Testi e-posti saatmist - Saada testarveid esmalt endale (mitte Uku e-postile)
3. Kasuta aja jälgimist - Mida rohkem jälgid, seda täpsem on arveldamine
4. Vaata üle enne saatmist - Kontrolli alati automaatselt loodud arveid
5. Jälgi maksestaatust - Kasuta integratsioonide funktsioone maksete jälgimiseks
6. Seadista automatiseerimine - Lase süsteemil hallata rutiinset arvete loomist

Järgmised sammud

Pärast arveldamise seadistamist:

1. Testi protsessi

• Loo testarve näidiskliendile
• Saada see oma e-posti aadressile (mitte Uku e-postile)
• Kontrolli, kas vorming ja info on õiged
• Testi eksportimist oma raamatupidamistarkvara

2. Koolita oma meeskonda

• Läbi arveldamise töövoo koos meeskonnaga
• Määra asjakohased kasutajaõigused
• Loo dokumentatsioon oma konkreetsete protsesside jaoks

3. Vaata üle aruandlus

• Kontrolli arveldamise tulemuslikkust asukohas Aruanded → Arveldamine
• Jälgi arveldamiseni kuluvat aega
• Jälgi arveldatava ja mittearveldatava aja suhteid

Korduma kippuvad küsimused

K: Kas saan kasutada arveldamist ilma raamatupidamistarkvara ühendamiseta?

V: Jah, kuid raamatupidamistarkvara ühendamine annab parema integratsiooni ja välistab andmete topeltsissestamise.

K: Kuidas arvutatakse arveldatavaid tunde?

V: Jälgitud ajakirjed muudetakse automaatselt arveldatavateks ridadeks põhinedes teie konfigureeritud hindadel ja toodetel.

K: Kas saan arvete nummerdamist kohandada?

V: Jah, saad muuta arve numbreid asukohas Seaded & Äpid → Arveldamine → Seaded.

K: Mis juhtub, kui pean juba saadetud arvele muudatusi tegema?

V: Võid luua kreeditarvet.

K: Kas saan arveldada erinevaid kliente erinevates valuutades?

V: Jah, toetatakse mitut valuutat. Määra valuuta iga kliendi profiilil arveldamisseadete all.

K: Kuidas käsitlen arvete allahindlusi?

V: Lisa allahindluse protsent rea kaupa arvete muutmisel. Allahindlus kuvatakse eraldi reana.

K: Kas mitu meeskonnaliiget saavad arveldamistega töötada?

V: Jah, konfigureeri kasutajaõigused asukohas Seaded & Äpid → Arveldamine → Seaded, et kontrollida, kes saab arveid vaadata, luua ja hallata.

K: Mis siis, kui kliendil on mitu lepingut?

V: Toetatakse täielikult mitut lepingut kliendi kohta erinevate arveldamissagedustega ja teenustega.

Abi saamine

• Seadistusabi: Võta ühendust uku@getuku.com, et saada 2 tundi tasuta kasutuselevõtu abi (kehtib ainult uute liitujate kohta).
• Integratsioonide probleemid: Vaata meie integratsiooni juhendeid abikeskuses
• Arveldamise küsimused: Külasta Arveldamise Abikeskust juhendite saamiseks