Kuidas näha Ukus kliendisuhtlust

Raamatupidamisbüroodes liigub iga päev kümneid sõnumeid: meilivastused, dokumendiküsimused, portaalisõnumid, tiimi uuendused. Kui mõni kliendi vastus jääb märkamata, võivad viibida maksudeklaratsioonid või aruanded. Catch Up lahendab selle, koondades kõik siseneva suhtluse ühte vaatesse — olgu allikaks e-post, kliendiportaal või sinu tiim.

See koondvaade võimaldab igal hommikul teha kiire ülevaate, märgata kiireloomulist, võtta tähtsamad asjad ette ja olla rahulik ka kuu-/kvartalilõpu tihedal ajal.

Mis on Catch Up vahekaart?

Catch Up on eraldi töölauavaade, mis näitab:

• kliendi meilivastuseid Ukust saadetud kirjadele;
• kliendiportaali tegevusi (uued sõnumid, dokumendi üleslaadimised);
• tiimiliikmete kommentaare ülesannetes, mida jälgid;
• sisse suunatud e-kirju, mis on Ukusse edasi saadetud.

Uus tegevus on visuaalselt esile tõstetud:

• Roheline mull – täiesti uus, sisse tulnud suhtlus.

• Rasvane tekst – lugemata kirje.

• Jaotis Seen – avatud kirjed püsivad nähtaval, kuni ülesanne märgitakse lõpetatuks.

  

Kuidas Catch Up avada

1. Ava põhimenüüst Töölaud
2. Klõpsa ülesannete loendi kohal vahekaarti Catch Up (asub Later vahekaardi kõrval).
3. Vaata rohelise teavitusmulliga märgitud uusi kirjeid.
4. Klõpsa kirjel, et avada vastav ülesanne või suhtluse lõim.

Catch Up värskendub automaatselt — uus tegevus jõuab siia ilma, et peaksid e-posti või muid süsteeme käsitsi kontrollima.

Sissetuleva e-posti seadistamine

Et kliendi meilivastused jõuaksid otse Ukus vastava ülesande alla, lülita sisse järgmised seaded.

1. Mine Seaded & Äpid → E-kirjad
2. Ava vahekaart Seaded.

Aktiveeri „E-kirja saatmine ülesandeks”

• Lülita “Luba e-kirja saatmine ülesandeks – see muudab edasi saadetud e-kirjad automaatselt Uku ülesanneteks.
• Pane tähele sinu unikaalset edasi saatmise aadressi: uku@getuku.email.

Nõuded:

• Sinu e-post peab olema Ukuga ühendatud.
• Saatja aadress peab ühtima sinu konto e-postiga.
• Saada kirju edasi käsitsi (mitte automaatse reegliga).

Kuidas töötab „Reply-to-Task” ehk Kliendi vastused

• Lülita “Luba kliendi vastused” sisse.

• Kui saadad kliendile e-kirja ülesande seest:

  1. Ava sinule määratud ülesanne.
  2. Klõpsa tööriistaribal e-kirja ikooni.
  3. Koosta kiri ja saada.
  4. Kliendi vastus saabub samasse ülesandesse tagasi.

Tähtis: klient peab vastama Reply abil ilma reply-to aadressi muutmata. Aadressi muutmisel lõim katkeb.

Kus sissetulev suhtlus kuvatakse

1. Catch Up – peamine koht uue info jaoks

   • Värskeimad kirjad on üleval.
   • Rohelised teavitused uutele sõnumitele.
   • Seen-jaotis avatud, kuid lõpetamata üksustele.

2. Ülesannete loend

   • Edasi saadetud meilidest loodud ülesanded ilmuvad töölauale.
   • Vajadusel filtreeri kliendi, teema või kuupäeva järgi.
   • Ülesande detailides on täiskiri (sisu + manused) näha.

3. Teavituskeskus (kellukese ikoon üleval paremal)

   • Uus e-kiri
   • Klient vastab sinu kirjale
   • Tiimikaaslase kommentaar jälgitavas ülesandes